03/09/2009 -Como contratar Projetos Complementares

Com exceção da etapa de concepção e do estudo de viabilidade, a contratação de serviços complementares e consultorias tem se tornado prática comum entre os escritórios de arquitetura. Eles recorrem a parceiros quando não conseguem atender à demanda de projetos ou quando se deparam com alguma especificidade de projeto com a qual não têm tanta experiência. Entretanto, alguns cuidados são importantes para que o compromisso estabelecido com o cliente final, a identidade do projeto, e as responsabilidades inerentes ao serviço contratado não sejam abandonados no meio do caminho. Isso traz uma responsabilidade a mais para o escritório de arquitetura, pois demanda a checagem minuciosa do trabalho dos parceiros. E para isso é necessário qualificar o escritório para um trabalho a mais.

Confira as principais dicas de arquitetos e advogados para evitar problemas durante essa etapa.

Quando contratar

Algumas obras envolvem diferentes especialidades e, dependendo da necessidade e do escopo solicitado pelo cliente, os escritórios de arquitetura deverão se responsabilizar por uma série de projetos complementares. Alguns dos mais comuns são os de elétrica, iluminação, hidráulica, estrutura, conforto térmico e acústico e paisagismo. O mais usual é terceirizar ou contratar outro escritório para as fases de projeto executivo e detalhamento. Muitas vezes os clientes não sabem que as terceirizações acontecem alguma fase de produção, mas não há problemas em falar, se for conveniente, até porque dependendo dos escritórios isto fica transparente ao cliente final.

Especialistas

Os projetos complementares frequentemente desdobram-se em outros. O projeto de elétrica, por exemplo, pode incluir itens como dados, telefonia, alarme patrimonial, controle de acesso, CFTV, detecção e alarme de incêndio, aterramento, proteção contra raios, redes estabilizadas e automação. Os de hidráulica incluem reuso de água, pressurização, redes de hidrantes, sprinklers, água quente e energia solar para aquecimento de água, enquanto um projeto de estrutura pode abranger fundações, reforço estrutural, estrutura mista, fôrma-laje (steel deck), steel frame, estrutura metálica etc. Há cada vez mais especialistas envolvidos nos projetos. Entretanto, vale lembrar: o gerenciamento desses projetistas e as devidas compatibilizações serão feitas pelo escritório principal.

Terceirização de projetos

Outro recurso adotado pelos escritórios de arquitetura é recorrer à terceirização de parte da produção do projeto. A contratação de projetistas para desenvolver maquetes eletrônicas, detalhamentos construtivos e para aprovação de projetos em órgãos públicos, entre outras demandas, é uma boa solução para diminuir custos fixos, agilizar processos e aumentar a produtividade e a qualidade final. Mas, independentemente de qual fase de desenvolvimento do projeto for terceirizada, o ideal é buscar parcerias capazes de manter os mesmos padrões de qualidade dos serviços prestados pelo escritório.

Referência

Confiança e competência são dois quesitos fundamentais na hora de contratar os serviços de um projetista. Uma dica importante é contar com profissionais referenciados por outros contratantes. O ideal é conhecer bem a especialidade dos escritórios a serem contratados e os projetos já executados por essas empresas. A afinidade entre arquitetos e projetistas é um dos ingredientes principais para uma parceria duradoura.

Definição do escopo

Definida a contratação dos projetos complementares, o próximo passo será estabelecer claramente o escopo dos serviços que serão prestados pelos contratados. Os itens de projetos, número de desenhos, escalas de detalhamento, nível de especificação exigido, padrões, normas e legislação que devem ser respeitados, além dos compromissos e prazos a serem cumpridos deverão ser muito bem esclarecidos entre as partes envolvidas. Outra dica valiosa para que a parceria seja bem-sucedida é definir claramente a hierarquia a ser seguida - tanto dentro do escritório contratante, quanto em relação ao cliente final.

Contratos

Elaborar contratos é uma maneira segura de evitar futuros problemas. Os contratos devem trazer os pontos principais, como escopo e responsabilidades definidas; abrangência do contrato quanto ao número de revisões; valores e critérios dos extras de projeto; forma de pagamento e vínculo de pagamentos a entregas de fases de projeto; critérios de rescisão de contrato e a fixação de prazos coerentes, entre outros itens.

Gerenciamento de informações

O dia-a-dia de um projeto tende a ser bem melhor quando há boas relações de trabalho. Por isso, é importante deixar claro desde o início quais são as expectativas em relação ao serviço a ser contratado. Outro ponto crucial é garantir o bom fluxo de informações com um eficiente gerenciamento de arquivos de desenho, atas e relatórios. Os documentos devem ser disponibilizados para todos os envolvidos no projeto

Prazos e preços

Na hora de fechar a parceria, é bom certificar-se de que os prazos serão atendidos. O mercado atual está muito aquecido e, nessa condição, não só os valores dos projetos elevaram-se, como os prazos de entrega foram esticados. Uma boa dica para mensurar se o contratante será ou não capaz de cumpri-los é conhecer a estrutura oferecida pelo escritório. Antes de bater o martelo, recomenda-se sempre comparar os preços dos projetos. Desconfie de ofertas muito baixas.

Evite a pressa

Em geral, a pressa é uma das maiores inimigas do bom projeto. A urgência implicará abandono dos critérios corretos de contratação. Além disso, prazos curtos exigem a liberação dos projetos para os contratados com muitas indefinições, gerando retrabalho e prejudicando o cronograma previsto.

Alterações

Caso não estejam previamente previstas, as modificações de projetos certamente serão uma das principais causas de divergências entre o arquiteto e o colaborador. Problemas com prazos de entrega ou com cobranças extras em função de alterações de projeto são muito comuns. Uma maneira de evitá-los é determinar um índice de remuneração por metro quadrado de projeto a ser modificado, por prancha de desenho, por arquivo de projeto ou, o mais indicado, por valor de hora técnica.

Como uma orquestra

Grandes erros podem ser cometidos se o escopo não estiver claro, o prazo e as condições de remuneração, bem estabelecidos e os procedimentos para possíveis modificações de projeto, bem definidos. Detalhe importante: o papel do arquiteto principal é semelhante ao do regente de uma orquestra. Caberá a ele proporcionar uma boa interação entre a equipe, acompanhando de perto o desenvolvimento do contratado para garantir o resultado frente às necessidades do cliente final.

Dicas importantes

- Certifique-se de que a proposta foi perfeitamente compreendida pelo projetista;

- Faça um checklist, verifique e valide cada entrega feita pelos projetistas contratados;

- Mantenha uma atualização dos documentos relacionados entre os envolvidos;

- Elabore contratos revisados por escritórios de advocacia;

- Estabeleça um cronograma de entregas entre as partes.